Des réponses à toutes les demandes Powalco, c’est possible !

Nom technique du projet : Boost Powalco

Contexte et objectif

Depuis 2018, la Wallonie impose aux donneurs d’ordre travaillant dans le domaine public de se coordonner pour leurs chantiers. Le but étant d’éviter qu’une même route soit ouverte de manière répétée pour installer une fois la fibre optique, une fois une conduite de gaz puis enfin une conduite d’eau.

Concrètement, si la SWDE souhaite remplacer une conduite dans une rue, elle le signale sur une plateforme partagée appelée Powalco. Tous les gestionnaires de câbles et conduites (GCC) comme Ores, VOO, Fluxys ou Proximus reçoivent l’information et ont 15 jours pour signaler s’ils souhaitent être associés à ce chantier. Une fois les travaux terminés, la voirie est « gelée » durant 5 ans : on ne peut plus l’ouvrir (sauf urgence : réparation de fuite).

La difficulté pour la SWDE, c’est de pouvoir répondre aux demandes des autres GCC. Quelques chiffres :

  • 15 à 20 minutes : le temps moyen pour rassembler les informations nécessaires à la prise de décision.
  • +/-2000 demandes reçues par la SWDE en 2023 dont près de la moitié sont restées sans réponse.

Avec le risque de passer à côté de certains chantiers qui nous intéressent ou de se « raccrocher » en dernière minute alors que tous les autres opérateurs se sont déjà coordonnés.

A côté de cela, les Bureaux d’assistance technique de la SWDE émettent environ 500 demandes chaque année.

L’objectif du projet est triple :

  • S’assurer que toutes les demandes sont traitées et répondues dans le délai, tout en simplifiant la tâche pour les différents intervenants interne
  • Harmoniser la manière d’introduire les demandes de la SWDE dans Powalco
  • Définir précisément le rôle de coordinateur pilote et déterminer comment l’intégrer à la SWDE

Qui est impacté par ce projet ?

Ce projet impacte, pour les demandes reçues par la SWDE, les planificateurs des secteurs de Maintenance, les ingénieurs Maintenance des réseaux, les ingénieurs Exploitation. Pour les demandes émises par la SWDE, les équipes des Bureaux d’assistance technique (BAT) et les ingénieurs investissements sont concernés. BAT et ingénieurs qui sont également concernés, tout comme les équipes du Bureau d’étude, pour le rôle de coordinateur pilote.

Quelles sont leurs raisons de croire en ce projet ?

Aujourd’hui, cela me prend 15 à 20 minutes pour répondre à une demande d’Ores, Proximus ou d’un autre opérateur. Grâce à ce qu’on met en place, une réponse automatique sera fournie et je n’aurais plus qu’à vérifier que c’est bien ok pour nous, SWDE.

Antoine
Antoine, Ingénieur Maintenance Dinant/Suarlée

Pour nous, la tâche se limite à transférer des mails à notre ingénieur. Cela ne représente pas une surcharge de travail

Stéphane
Stéphane, Planificateur en Maintenance à Dinant/Suarlée

Remplir une demande de manière identique aux autres bureaux d’assistance technique ne me demande pas plus de temps. Et si ça peut aider les autres équipes concernées et la SWDE, c’est tant mieux.

Nathalie
Nathalie, Employée au BAT de Mons

Les grandes étapes du projet

  1. 15%

    On cherche à simplifier la prise de décision de l’ingénieur Maintenance : un tableau de bord est créé en Excel et rassemble automatiquement les informations de Powalco et de notre SIG.

  2. 15%

    Pour compléter le reste des informations, on réalise un double test : on demande d’une part aux équipes des BAT de Mons et d’autre part aux planificateurs en Maintenance de Dinant/Suarlée de s’en occuper avant d’envoyer le tout à l’ingénieur qui valide une décision.

  3. 20%

    On réalise un 2e test avec les mêmes personnes. L’équipe « Données » crée un outil qui permet d’être plus efficace : il pré-complète automatiquement l’entièreté du fichier d’analyse d’une demande et, sur base du résultat, soumet directement une réponse dans Powalco. Le résultat arrive dans la boîte mail des planificateurs en Maintenance qui transfèrent à l’ingénieur qui, au besoin, peut modifier la réponse dans Powalco.

  4. 20%

    L’équipe projet mène des ateliers avec les différents bureaux d’assistance technique pour harmoniser la manière d’encoder les demandes dans Powalco.

  5. 20%

    Le système d’analyse et réponse automatique est déployé sur l’ensemble de la Maintenance réseaux.

  6. 10%

    Pour analyser le rôle de coordinateur pilote, l’équipe projet mène des ateliers afin de réfléchir comment intégrer ce rôle à la SWDE.