Simplifier, centraliser, interagir : une meilleure collaboration au cœur de nos marchés

La gestion opérationnelle de nos marchés publics révèle plusieurs axes d’amélioration, notamment en ce qui concerne les outils et méthodes facilitant des échanges d’informations. Ces optimisations permettraient notamment de :

• renforcer la collaboration entre collègues, notamment pour la rédaction des cahiers des charges, en facilitant l’accès à des informations centralisées sur les fournisseurs, leurs produits et services
• améliorer la visualisation des statuts des marchés en offrant un suivi clair de l’avancement des chantiers d’investissement et des informations financières associées
• améliorer les interactions avec nos fournisseurs en facilitant le partage d’informations liées aux chantiers d’investissements.

Le projet vise à répondre à ces besoins en deux phases distinctes :

Phase 1 : Mise en place d’un outil pour les achats inférieurs à 30.000 € avec une centralisation et partage d'informations sur les fournisseurs

Cet outil (accessible via un portail informatique) contribuera également à accélérer la préparation et le lancement des marchés inférieurs à 30.000 €, où une mise en concurrence d'au moins 3 fournisseurs est requise.

Il facilitera :

1. les échanges par email avec les fournisseurs pour lesquels la demande d’offre a été jointe
2. l’archivage de l’ensemble des documents de l’achat (offres reçues, notes d’attribution du marché, etc.)
3. le reporting

Il faudra néanmoins continuer à introduire ses demandes d’achat dans SAP.

Phase 2A : Centralisation et partage d’informations liées aux marchés supérieurs à 30.000 €

Les fonctionnaires dirigeants disposeront d’un accès aux documents et au statut de leurs marchés, en temps réel. Ils pourront également y apporter directement leur contribution dans la rédaction de leurs cahiers des charges.

Phase 2B : Suivi digitalisé de l’exécution des marchés d'investissement

Développement d'un logiciel collaboratif et numérique intégrant toutes les données liées aux états d'avancement des chantiers d'investissement.

Ce programme permettra :

1. de disposer d'une vision claire et immédiate sur l’ensemble des informations liées aux chantiers d’investissement : budget, planning, activités, etc.
2. de faciliter le partage des états d’avancement entre la SWDE et les sous-traitants
3. de calculer automatiquement les révisions de prix
4. d’obtenir des rapports détaillés sur les travaux d’investissement pour permettre un meilleur suivi en interne

L'accès partagé à cet outil simplifiera le travail administratif des surveillants de marchés, leur permettant ainsi de se concentrer davantage sur le suivi technique.