Un système de gestion des données de notre laboratoire prêt à répondre à nos défis
Nom technique du projet : New Lims
Contexte et objectif
Le laboratoire a généré en 20 ans plus de 29 millions de résultats, soit en moyenne 5000 résultats par jour.
Pour gérer toutes ces données de manière informatique, notre laboratoire dispose depuis 2003 d’un logiciel appelé LIMS (Laboratory Information Management System).
Ce LIMS gère de manière intégrée et digitalisée, l’ensemble des différents process métiers et participe à l’accréditation ISO 17025 du laboratoire :
Planification ➡️ Prélèvements ➡️Réception ➡️ Analyses ➡️ Validation ➡️ Reporting
Notre LIMS actuel est à présent dépassé technologiquement et ne répond plus aux besoins futurs.
L’objectif principal est donc de mettre en place une solution plus flexible, interfacée avec les autres bases de données de la SWDE (SIG, SAP, …) et qui permet de répondre rapidement aux changements structurels (comme le changement d’organisation de la SWDE), normatifs (un changement au sein de la norme ISO 17025) et législatifs (une modification des règles au niveau européen).
Qui est impacté par ce projet ?
Ce projet impacte les 50 membres du processus Qualité et aussi leurs « clients internes » : Exploitation, Investissements, Transformations et Données.
Quelles sont leurs raisons de croire en ce projet ?
Nous aurons accès à un portail pour entrer nos demandes de prélèvement, comme une commande Zalando. Je pourrais suivre le statut de ma demande, sans devoir interpeller le labo, jusqu’à la mise à disposition d’un rapport d’essai. Aujourd’hui, je dois téléphoner, renvoyer des mails ou attendre un retour de mon chef pour avoir le suivi.
Aujourd’hui, les tournées des préleveurs sont réalisées manuellement. Demain, le système permettra d’attribuer géographiquement et de manière automatique des tournées pour les préleveurs
Grâce aux indicateurs permanent, je disposerai d’une vision en temps réel sur la charge de travail de mon équipe et d’ajuster en fonction de la situation. Avec le LIMS actuel, je dois me contenter d’un rapport une fois par semaine...
Avec le vieux LIMS, il y a beaucoup de souci de synchronisation avec notre tablette qui n’est pas connectée en 4G. Dans le nouveau, même si je perds le réseau, je ne perds pas le résultat. Dès que j’encode une valeur de chlore, le labo va en disposer. Je vais pouvoir aussi joindre des photos ou des plans à mon échantillon.
Les grandes étapes du projet
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30%
Le laboratoire définit l’ensemble de son flux pour le digitaliser au sein d’un seul et même programme : Planification ➡️ Prélèvements ➡️ Réception ➡️ Analyses ➡️ Validation ➡️ Reporting.
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20%
Les métadonnées sont structurées et intégrées dans le nouveau LIMS.
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20%
La solution est testée par plusieurs utilisateurs et des corrections sont apportées à l’outil.
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10%
L’ensemble des utilisateurs sont formés à ce nouveau LIMS.
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10%
Le nouveau LIMS est mis en production et déployé pour tous les processus concernés.
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10%
L’équipe LIMS du laboratoire accompagne et soutien les utilisateurs durant les premiers mois.