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Nos collègues des RH, si loin... et pourtant si proches !

Nos collègues des RH, si loin... et pourtant si proches !

Maintenir un service de qualité, être à l’écoute, accompagner les nouvelles réglementations liées au confinement, monitorer les absences au quotidien et surtout continuer à être au plus près des besoins et des questionnements de chacun ! Voilà ce qui a motivé les équipes RH tout au long de ces derniers mois. Avec pas mal d’imagination et de volonté, elles ont contourné les contraintes des confinements pour maintenir cet indispensable lien de proximité avec tous.

Flash-back. Nous sommes le 18 mars 2020. Comme tout le pays, la SWDE bascule en mode “confinement”. Aux RH, comme ailleurs, les équipes sont forcées de rentrer chez elles pour poursuivre le travail à distance.

Nos collègues de terrain n’ont pas pris conscience tout de suite que nous étions chez nous... Souvent, ils nous disaient qu’ils allaient passer au bureau pour déposer un document. En fait, rien n’avait changé pour eux parce que nous étions toujours accessibles.

Sylvie Jurion
Sylvie Jurion , employée RH - Mons

En bonne collaboration avec le SIPPT, il a fallu également accompagner leurs recommandations, gérer les mises en quarantaine et ce qui en découlait : c’est un exercice délicat d’assurer la protection des travailleurs tout en respectant la confidentialité du secret médical…

Florence Hanzir
Florence Hanzir , Responsable RH zone Est
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Les employés des plateformes ont accepté, à titre tout à fait exceptionnel, de dévier leur numéro professionnel sur leur smartphone privé.

Rester inventif et pouvoir s’adapter

S’est alors posé un autre problème : comment permettre à celles et ceux qui ne sont pas à l’aise avec les technologies (ou qui ne disposent pas du matériel informatique) de communiquer les documents indispensables pour une gestion correcte des dossiers personnels : feuilles d’heures supplémentaires, relevés des heures de garde, attestations de présence, … ? Un système de bac à courrier, de scan par un membre de l’équipe et d’envoi au référent en charge du dossier a été mis en place. Cela a évité tout retard dans le traitement des dossiers.

« Sans oublier le suivi des dossiers liés aux accidents du travail, nous glisse Maurizio Campione, de la plateforme RH de Verviers. C’est un autre point très important pour les collègues concernés et qu’il aura aussi fallu gérer à distance. »

Et puis il y a suivi de toutes les « nouveautés » juridiques qui ont découlé de ce confinement : tel que le congé parental « Corona », les attestations de déplacement, les certificats de quarantaine, …

Des oreilles toujours attentives

Être ensemble dans un même bureau facilite spontanément les échanges d’informations sur les cas personnels. C’est une toute autre paire de manches quand chacun est chez soi. Comment faire pour éviter aux collègues qui ont une demande ou un dossier en cours auprès des RH, de devoir répéter à un membre de l’équipe ce qu’il a expliqué la veille à un autre membre de l’équipe ?

« Nous organisons des réunions très régulières en visioconférence avec toute l’équipe, répond Sandra De Dobbeleer, responsable RH de la zone Ouest. Ce sont des moments privilégiés où chacun partage et expose les situations rencontrées. De cette manière tout le monde est au courant des dossiers en cours et sait comment assurer le suivi. C’est beaucoup plus confortable pour la personne qui prend contact avec nos services ».

Au-delà de ces missions d’accompagnement dans notre vie professionnelle, les membres des équipes RH offrent également une écoute attentive et bienveillante auprès desquelles on vient volontiers “déposer” ce qu’on a sur le cœur... et durant cette période complexe, nombreux sont ceux qui ont besoin d’écoute, de conseil et de soutien.

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Souvent, quand je suis en contact avec des collègues, même si je ne les connais pas encore personnellement, j'essaie de prendre le temps de leur demander comment ils vont, s'ils tiennent le coup... C’est important d'être à leur écoute et de les accompagner avec bienveillance.

Aurélie Brandt
Aurélie Brandt , RH Verviers