Deux tests réalisés pour simplifier l’utilisation de Powalco

Pourquoi c’est important : en 2023, la SWDE a reçu 2.000 demandes d’Ores, Proximus, de communes, etc. pour des coordinations de chantiers. Près de la moitié est restée sans réponse. La raison ? Il fallait 15 à 20 minutes pour traiter... 1 demande ! Intenable pour les ingénieurs Maintenance chargés d’y répondre, inacceptable pour la SWDE.

La vue d’ensemble : depuis 2018, la Wallonie impose aux donneurs d’ordre travaillant dans le domaine public de se coordonner pour leurs chantiers. Le but étant d’éviter qu’une même route soit ouverte de manière répétée pour installer une fois la fibre optique, une fois une conduite de gaz puis enfin une conduite d’eau. Tout cela se déroule via une plateforme appelée Powalco.

L’actualité : des tests ont été réalisés pour faciliter la gestion des réponses aux demandes reçues via Powalco. Le dispositif sera bientôt implémenté.

Zoom sur la situation : un projet a été mis en place. Avec un triple objectif :

1. S’assurer que toutes les demandes sont traitées et répondues dans le délai, tout en simplifiant la tâche pour les différents intervenants en interne
2. Harmoniser la manière d’introduire les demandes de la SWDE dans Powalco
3. Définir précisément le rôle de coordinateur pilote et déterminer comment l’intégrer à la SWDE

Cet article se concentre uniquement sur le 1er objectif.

« Quand on reçoit un dossier d’appel à coordination (DAC, pour les intimes), nous avons 15 jours pour y répondre », explique Rémy, Ingénieur investissement et référent technique actif dans ce projet surnommé « Boost Powalco ». Et pour donner la réponse la plus pertinente, les ingénieurs Maintenance doivent rassembler de nombreuses informations venant du SIG, de SAP, etc. »

Autre problème : ces demandes atterrissaient dans des boîtes mails individuelles. Si la personne était en congé ou absente, on passait à côté de l’info sans apporter de réponse.

Pour tenter de trouver une solution, un double test se met en place avec la Maintenance de Suarlée/Dinant et du côté du processus Investissements avec le Bureau d’assistance technique (BAT) de Mons.

« Nous avons fait le même test, souligne Nathalie, employée BAT à Mons. Sans être proche du terrain, c’était moins évident. Parfois, l'ingénieur Maintenance venait nous retrouver pour nous dire qu'il n'y avait finalement pas d'intérêt à participer à tel ou tel chantier. »

Pour le 2e test, l’équipe « Données » a créé un outil qui permet d’être plus efficace : il pré-complète automatiquement l’entièreté du fichier d’analyse d’une demande et, sur base du résultat, soumet directement une réponse dans Powalco. Le résultat arrive dans la boîte mail des planificateurs en Maintenance/du BAT qui transfèrent à l’ingénieur qui, au besoin, peut modifier la réponse dans Powalco.

Ce double test permet de valider plusieurs points. Notamment :

1. Les mails doivent arriver dans une boîte partagée et non plus sur des adresses individuelles.

1. Cela a plus de sens que ce soient les équipes de planification qui assurent ce suivi plutôt que les BAT.

1. Cela fait gagner du temps à tout le monde

En résumé : début 2025, le système va être étendu à toute la SWDE. Cela permettra de répondre à toutes les demandes reçues via Powalco, sans alourdir la tâche des équipes de Planification et en soulageant un peu celle des ingénieurs Maintenance.

« En plus, cela permet d’avoir un contact direct et régulier avec notre ingénieur sur l’aspect « chantiers » et d’avoir une vue sur les dossiers qui sont importants pour notre zone d’action », conclut Stéphane.