Etablir un calendrier six mois à l’avance, ça part d’une excellente intention. C’est beaucoup plus facile pour tout un chacun d’organiser ses activités de la vie privée ou de planifier ses congés en connaissant les dates de ses semaines de garde ou de piquet bien à l’avance.

« Autre utilité de ce rôle prévisionnel, c’est que les responsables hiérarchiques des “hommes” de garde tiennent compte de ce planning pour distribuer le travail à bon escient parmi leurs équipes, explique Florence Hanzir responsable RH de la zone Est. Par exemple, ils évitent de programmer une tâche lourde à 8h à une personne qui a presté sa garde la veille » !

Ce qui semble couler de source sur le papier est rarement ce qui se passe dans la réalité. Parce que les changements, les permutations et les remplacements – parfois au pied levé –, sont fréquents. Parce qu’il faut pouvoir jongler avec les mises à jour de toutes ces modifications... et, qu’en fin de compte, ceux qui ont bien presté la garde ou le piquet soient justement rémunérés.

Les couacs sont nombreux. Il était urgent de se pencher sur la manière de mieux approprier l’agenda de la garde et du piquet à la réalité de terrain. Plusieurs ateliers ont déjà eu lieu avec ceux qui vivent ces contraintes. Les participants ont notamment pointé deux nécessités.

1. Repenser la transmission des données

Tout d’abord, la communication est problématique : « Très souvent, les membres du personnel, en temps de garde, ne savent pas à qui ils doivent donner l’information lorsqu'un problème surgit. Hors des heures de bureau, les lignes hiérarchiques changent. Celui qui tombe malade lors de sa garde ne sait pas toujours quel chef il doit prévenir ! ».

Un besoin crucial de centraliser les informations, de les rendre disponibles n’importe où, et à n’importe quel moment est donc apparu.

2. Prévoir les remplacements différemment

Ensuite, la recherche de remplaçants est compliquée : « Les responsables des plannings passent souvent de nombreux coups de fil. Ils veillent non seulement à trouver une personne disponible, mais également, à équilibrer le nombre de gardes entre les membres de leur personnel, en fonction de l’âge, de la fonction, de la zone… »

Au cours des échanges entre les nombreux intervenants aux ateliers, la communication est rapidement devenue un point d’attention, à tout niveau.

Les agendas de garde et de piquet doivent être le plus à jour possible afin de faciliter le travail de chacun : prévenir les bonnes personnes en cas d’absence, valider les remplacements, informer des changements à temps, encoder les données correctes dans SAP pour le calcul des indemnités, etc.