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La nouvelle appli Garde & Piquet : un premier verdict de ses utilisateurs

Remplacement conduite JOB3663

Plusieurs profils d’utilisateurs sont concernés par la nouvelle application de gestion de la garde et du piquet : chargés du planning prévisionnel, responsables approbateurs, employés RH en plus, bien sûr, du personnel d’intervention. Plus de trois mois après son apparition sur la plateforme Myself, comment ça se passe pour eux ?

Voici six différents échos issus du terrain.

La gestionnaire du planning

Employée au Bureau d’assistance Technique (BAT) de Couillet, Bernadette gère les rôles de garde et de piquet Distribution de la zone Ouest. Elle encode, complète et modifie les rôles prévisionnels qu’elle reçoit des chefs des centres d’exploitation et des ingénieurs Distri.

L’un des grands points positifs de l’application, c’est qu’elle permet de mettre à la disposition de tous, un rôle actualisé en permanence.

Bernadette
Bernadette , Employée BAT - Charleroi

« La liste des indisponibilités (ndlr – personnel absent pour maladie ou en incapacité physique) mise à jour par la plateforme RH est automatiquement intégrée dans l’appli Myself. Dès qu’un nom apparait en rouge sur cette liste, c’est qu’il doit être remplacé au plus vite par le chef du centre d’exploitation ». Bernadette introduit ensuite la modification dans Myself afin que tout le monde puisse y avoir accès.

Certains collègues plus âgés sont moins à l’aise avec les outils digitaux. C’est pour leur laisser le temps de s’adapter à ce nouvel outil que nous avons décidé de faire cohabiter, pendant un petit temps encore, l’application Myself et le bon vieux rôle de garde à afficher !

Bernadette reste malgré tout disponible : « Même si tous devraient être maintenant capables de se débrouiller seuls, il demeure encore quelques irréductibles auxquels j’apporte toujours mon aide. J’insiste cependant auprès des chefs de centre d’exploitation et des ingénieurs pour qu’ils deviennent plus autonomes ».

Relire: Le rôle de garde et de piquet, un véritable casse-tête ?

L’homme de garde ou de piquet

Fontainier au secteur de Dinant, Salvatore a l’habitude de participer à la garde ou au piquet : « J’ai mon tour plus ou moins toutes les 6 semaines. Avant, nos périodes de garde ou de piquet étaient affichées sur un tableau. Nous en prenions tous connaissance six mois à l’avance. Maintenant, nous disposons d’une nouvelle application à laquelle nous pouvons accéder avec notre GSM. Mais on doit s’occuper de tout : trouver notre remplaçant et demander si c’est OK à notre chef. Finalement, c’est plus pratique et plus rapide, car on s’arrange entre collègues » !

Honnêtement, ça ne change pas grand-chose pour moi. Avant, lorsque je voulais changer mon planning pour l’une ou l’autre raison, j’informais mon supérieur avec une note écrite. Maintenant, je peux faire la demande directement avec l’application Myself

Salvatore
Salvatore , Fontainier - Dinant

Comme beaucoup de ses collègues, Salvatore n’a pas éprouvé de trop grandes difficultés pour basculer du papier à l’écran : « L’utilisation de l’application n’est pas très compliquée. Personnellement, je ne l’ai utilisée qu’une seule fois pour faire un changement. Et ça a bien marché ! Avant son lancement, nous avons bénéficié de formations très utiles données par nos collègues des RH qui nous ont permis d’apprivoiser l’outil et de nous familiariser à son utilisation ».

Relire: Votre avis a compté pour finaliser l'appli Garde & Piquet

Des pistes d’amélioration à prévoir ? « Avec les collègues, on est tous d’accord pour dire que c’est un plus. Il faut juste ne pas avoir 70 ans pour l’utiliser, car c’est écrit en tout petit. Personnellement, j’ai besoin de bonnes lunettes pour utiliser l’appli. Comme j’ai été soudeur durant des années, ma vue en a pris un coup ! »

L’approbateur Distribution – Exploitation Fontainiers

Engagé à la SWDE depuis 2004, Julien a la responsabilité du centre d’exploitation de Namur (Suarlée). L’arrivée de l’application garde et piquet dans Myself le laisse pour le moins perplexe : « Avant, j’établissais le rôle de garde et piquet pour les membres du personnel de toutes les cellules attachées au centre d’exploitation, même pour celles dont je ne suis pas le supérieur hiérarchique. Ça englobe les interventions client et recherche de fuites ».

J’avais un œil sur tout. Je pouvais gérer les équipes avec le plus de cohérence et d’équité possible. Maintenant que tout passe par Myself, je n’ai plus cette capacité d’avoir une vision d’ensemble sur la garde et le piquet, toutes cellules confondues !

Julien
Julien , Chef d’exploitation - Suarlée

Le constat est sévère. Est-il cependant justifié ? « Étant donné que l’approbateur pour chaque changement n’est plus le chef de centre d’exploitation, mais le N+1 du membre du personnel, plus rien n’est plus vraiment sous contrôle. Avec Myself, les changements peuvent ainsi s’effectuer très rapidement, sur le coin d’une table. C’est efficace certes, mais ça nuit à l’organisation globale du service. Les équipes peuvent ainsi se former sans qu’il y ait vraiment de cohérence ».

Cette nouvelle façon de procéder se prive de « la vue hélicoptère » du chef d’exploitation sur les rôles de garde et de piquet. Elle perturbe Julien : « Lorsque je gérais le rôle, je veillais par exemple à ce qu’au moins un des piquets intervention repris possède le permis mini-pelle. Aujourd’hui, les changements se font librement. Il se peut que personne ne soit titulaire de ce permis. Ça pourrait poser problème en cas d’intervention urgente ! »

Dans Myself, il existe bien un onglet qui permet d’identifier les titulaires des permis poids lourd ou mini-pelle. Malheureusement, beaucoup de ces informations sont erronées. Pour être certain que les équipes sont bien formées, je suis obligé de tout contrôler après coup.

L’approbateur Distribution – Recherche Fuites

A la tête de la cellule Recherche de fuites de Liège (Herstal), Jérôme orchestre l’organisation des gardes et piquets au sein de son équipe. Mais, contrairement à Julien et aux autres chefs d’exploitation, ses responsabilités sont un peu moindres. Il n’a pas l’obligation de veiller à la bonne gestion des rôles de garde et de piquet. Et, en ce qui concerne l’appli, il est convaincu qu’elle apporte un sérieux plus parce qu’elle offre une vision à plus long terme : « Chacun sait exactement quand il va monter de garde ou de piquet. Sur le précédent format papier, l’information n’était pas toujours très claire ».

Comme chaque membre de son équipe, Jérôme a dû s’adapter aux caractéristiques de ce nouvel outil digital. « Il a bien entendu fallu que l’on s’y mette. Mais ce petit effort est largement récompensé car on peut maintenant tout consulter sur l’écran de son smartphone et procéder à des changements en temps réel. Au sein de mon équipe, tous n’ont pas encore eu l’occasion de tester les modalités de demandes de remplacement ou de permutation. Et ceux qui l’ont déjà fait commettent encore quelques erreurs. En fait, avant de clôturer la demande, il faut s’assurer que tout est en ordre. C’est un réflexe à acquérir ».

Comment expliquer ces retards à l’allumage ? Pour Jérôme, l’explication est simple. Il faut juste trouver de nouveaux automatismes afin de passer du papier sur lequel on notait ses demandes au digital…

Le recours à l’application dans Myself responsabilise les membres de mon équipe car ils gèrent leurs demandes de A à Z. Ceux qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique savent qu’ils doivent s’y mettre… car tout se digitalise. Il faut s’adapter !

Jérôme
Jérôme , Responsable Recherche fuites - Herstal

Jérôme dresse un constat globalement positif des premiers mois d’utilisation de l’appli. Et, pour l'instant, il n'a reçu aucune remontée négative.

La gestionnaire de rôle et approbatrice – Laboratoire et Qualité de l’eau

Analyste Chimie process à la cellule Prélèvement, Christine coordonne les activités des 15 préleveurs implantés sur les sites de Charleroi, Namur, Liège et Nisramont. Elle gère les rôles de garde et de piquet du processus Qualité de l’eau.

Grâce à l’application, je peux disposer d’une vue d’ensemble sur le planning, arbitrer les situations et rester équitable. Par exemple, je peux vérifier que ce n’est pas la même personne qui assure le service deux années de suite durant le même jour férié.

Christine
Christine , Adjoint chef de cellule Prélèvement – Laboratoire de Fleurus

Christine a vu s’étendre ses responsabilités en matière de gestion du rôle de garde et de piquet. Elle ne s’occupe plus seulement d’organiser le rôle pour les préleveurs, mais aussi, depuis peu, de tous les techniciens du laboratoire : « Ce n’est pas vraiment une charge de travail supplémentaire. Je me charge de créer le planning dans l’application Myself et de le faire valider. Si un préleveur ou un technicien est absent, pour une raison de santé par exemple, je gère son remplacement. Si des collègues veulent par contre effectuer des permutations pour convenance personnelle, ils s’en chargent eux-mêmes, directement. Ça m’évite beaucoup de démarches énergivores » !

L’analyste RH

Amélie a rejoint l’équipe RH de Loyers il y a quelques mois seulement. Elle a de suite été plongée dans le bain de l’organisation de la garde et piquet : « Pour moi, tout était nouveau ! Comme j’ai commencé ma carrière au Commercial, j’ai dû apprendre ce qu’était la notion de garde et piquet et l’intégrer dans mon travail quotidien ».

Avant, tous les lundis, nous encodions les rôles manuellement dans SAP. Maintenant, les informations sont automatiquement transférées vers SAP la nuit de lundi à mardi qui suit la semaine de garde et de piquet. La gestion et le traitement des prestations sont plus simples

Amélie
Amélie , Analyste RH - Loyers

Les avantages de la formule ? Moins de manipulations contraignantes et moins de risques d’erreur dus à l’encodage manuel. Amélie tempère toutefois : « Nous sommes toujours dans une période de transition. Nous restons vigilants afin de repérer les petites failles éventuelles. Chaque semaine, nous gardons un œil sur le rôle ».

Tous les mardis, nous vérifions si les personnes renseignées ont bien monté de garde ou de piquet la semaine précédente. Ce contrôle minutieux est indispensable car les informations encodées ont un impact direct sur la rémunération

Si l’application semble techniquement au point, il reste encore quelques petits grains de sable qui grippent l’efficacité de l’outil : « Certains collègues n’ont pas encore le réflexe de reporter dans Myself les changements effectués par rapport au rôle prévisionnel. Comme ces informations ne sont pas prises en compte dans Myself, par exemple dans le cas d’un remplacement pour cause de maladie, nous devons intervenir manuellement. Les piquets dirigeants ont aussi un rôle à jouer. Ils doivent s’assurer de la conformité des informations remontées dans SAP ».

Vous aussi, faites valoir votre avis sur la dématérialisation de la gestion de la garde et du piquet.

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L'équipe chargée du projet de dématérialisation du rôle de garde et de piquet examine les différentes pistes pour résoudre les dernières petites difficultés rencontrées par les utilisateurs

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Sandra , Responsable RH - Zone Ouest

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