Comment le digital a simplifié une partie du travail de nos collègues des Achats

Que ce soit pour des fournitures, des services ou encore des travaux, la plupart d’entre nous sommes en contact permanents avec des fournisseurs et donc amenés à créer des demandes d’achat (DA).

Encore il y a peu, ces demandes étaient transformées manuellement en bons de commande (BC) par l’un.e de nos collègues des Achats.

Aujourd’hui, c’est de l’histoire ancienne : depuis janvier 2022, nos bons de commande sont générés automatiquement et envoyés directement à nos fournisseurs par e-mail. Une nouvelle méthode de travail qui permet d’améliorer le processus achats à la SWDE.

Beaucoup de documents sont à produire – et à suivre - même pour un seul achat : la demande d’achat, les bons de commandes, les devis, les factures, …

Avec l’ancienne procédure “papier”, les référents du service achats devaient eux-mêmes vérifier et comparer toutes les données afin que tout soit dans l’ordre avant de transformer eux-mêmes la DA en BC. Un travail long, fastidieux et parfois source d’erreurs ! En effet, il était souvent difficile de repérer les demandes en double, les achats, les factures ou les transactions manquantes...

Aujourd’hui, c’est un logiciel qui détecte les différents les fautes éventuelles : les adresses email erronées, le manque de budget sur un contrat, … “Tout est identifié de suite et la correction est donc beaucoup plus évidente !” explique David, employé au service Achats.

Au fil des années, chaque service avait pris ses propres habitudes dans la gestion de ses demandes d’achat. Tout cela compliquait le processus des Achats de la SWDE. Le passage à la digitalisation des bons de commande était aussi l'occasion pour uniformiser nos manières de procéder.

C’est pourquoi le service achats a mis sur pied plusieurs supports * – suivre mes DA, suivre mes BC, … - et a organisé plusieurs séances de questions/réponses pour mieux accompagner tous les acheteurs de la SWDE.