Comment le digital a simplifié une partie du travail de nos collègues des Achats
Depuis plusieurs mois, nos bons de commande sont envoyés de manière automatique vers nos fournisseurs. Une digitalisation qui offre plusieurs avantages pour nos fournisseurs mais aussi pour nos collègues du service Achats. Verdict.
Que ce soit pour des fournitures, des services ou encore des travaux, la plupart d’entre nous sommes en contact permanents avec des fournisseurs et donc amenés à créer des demandes d’achat (DA).
Encore il y a peu, ces demandes étaient transformées manuellement en bons de commande (BC) par l’un.e de nos collègues des Achats.
Aujourd’hui, c’est de l’histoire ancienne : depuis janvier 2022, nos bons de commande sont générés automatiquement et envoyés directement à nos fournisseurs par e-mail. Une nouvelle méthode de travail qui permet d’améliorer le processus achats à la SWDE.
Notre programme stratégique "Achetons mieux, ensemble"Gain de temps et moins de risques d’erreurs
Beaucoup de documents sont à produire – et à suivre - même pour un seul achat : la demande d’achat, les bons de commandes, les devis, les factures, …
Avec l’ancienne procédure “papier”, les référents du service achats devaient eux-mêmes vérifier et comparer toutes les données afin que tout soit dans l’ordre avant de transformer eux-mêmes la DA en BC. Un travail long, fastidieux et parfois source d’erreurs ! En effet, il était souvent difficile de repérer les demandes en double, les achats, les factures ou les transactions manquantes...
Aujourd’hui, c’est un logiciel qui détecte les différents les fautes éventuelles : les adresses email erronées, le manque de budget sur un contrat, … “Tout est identifié de suite et la correction est donc beaucoup plus évidente !” explique David, employé au service Achats.
Avant, pour transformer les DA en BC, cela pouvait prendre de 30 min à 3h. Aujourd’hui, il reste juste 4,5 courriels par jour qui ne sont pas envoyés automatiquement vers nos fournisseurs. Cela prend maximum 20 minutes pour les traiter.
Cette digitalisation nous permet de gagner du temps et de nous concentrer à 100% sur des points plus importants .
Une occasion pour (ré)expliquer le flux achats
Au fil des années, chaque service avait pris ses propres habitudes dans la gestion de ses demandes d’achat. Tout cela compliquait le processus des Achats de la SWDE. Le passage à la digitalisation des bons de commande était aussi l'occasion pour uniformiser nos manières de procéder.
C’est pourquoi le service achats a mis sur pied plusieurs supports * – suivre mes DA, suivre mes BC, … - et a organisé plusieurs séances de questions/réponses pour mieux accompagner tous les acheteurs de la SWDE.
L’idée est que nos collègues soient le plus à l’aise et indépendants possible avec SAP. Nous avons voulu fournir un maximum de trucs et astuces pour qu’ils comprennent mieux le flux des achats, même si cela ne suffit pas pour tout maîtriser.
