Planifier le travail, c’est tout un art !
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Prévoir qui fait quoi, quand, avec quel matériel… cela occupe une bonne partie du temps des contremaîtres ou encore des équipes des cellules de planifications. Pas toujours simple quand vous faites constamment face à l’urgence, que le téléphone sonne sans arrêt ou que vous devez croiser les données de plusieurs fichiers et programmes différents. Un projet visant à améliorer les méthodes de planification se met en place à la Distribution. Avant que celui-ci ne démarre, petit tour d’horizon de la situation actuelle.
Fin 2016, la cellule de planification en Distribution de Namur fusionne avec celle de Liège. En 2019, c’est la cellule de Charleroi reprend le travail de celle de Mons. « Notre manière de travailler est vraiment différente, raconte Cynthia Léonard, membre de l’équipe à Couillet. Nous prenons les rendez-vous avec les clients pour les centres d’exploitation de Charleroi. Par contre, ceux de Mons préfèrent qu’on leur envoie les OT (ordres de travail) et prennent contact eux-mêmes avec le client. » Une situation qui perdure depuis plus de 2 ans.
Du côté du centre d’exploitation de Gaurain (Tournai), le contremaître Rudy Paschini fait partie de ceux qui préfèrent prendre rendez-vous lui-même avec le client : « Lorsque le rendez-vous est fixé par la « planif », vu que je ne suis pas toujours derrière mon ordinateur et qu’on est submergé de mails, il risque plus de tomber dans l’oubli ce qui est inconfortable pour tout le monde… »
A côté de cela, l’homme utilise toute son expérience pour planifier au mieux.
Nous dépendons beaucoup du présent : les crashs, les fuites, etc. Tout est urgent, alors je donne une priorité en fonction de l’importance de la fuite ou des dégâts… Et quand tout le monde est au complet, j’arrive à planifier certaines choses comme le remplacement de vannes.
Jongler avec les données
Au-delà de l’urgence, il y a parfois la complication à jongler avec plusieurs programmes et logiciels. Exemple en recherche de fuites : « lorsqu’un de mes gars repère une fuite, explique Alain Malolepszy contremaître sur Arlon-Bertrix-Marche, il la renseigne dans Elyx (le système d’information géographique) ce qui créé automatiquement un ordre de travail. Il doit aussi encoder dans un tableau Excel à destination du Centre d’exploitation qui va réparer cette fuite. Et enfin, il édite un rapport avec photos qui sera envoyé par mail. Ce serait plus simple si tout se faisait au départ d’un même outil. »
Une fuite repérée, il faut la signaler dans Elyx, puis dans un Excel et enfin éditer un rapport. Cela fait beaucoup d’outils pour des gens pas toujours à l’aise avec l’informatique…
Une situation un peu similaire pour les cellules de planification qui établissent les tournées de remplacement de compteurs et autres interventions chez nos clients.
Nous jonglons avec les informations dans SAP pour les disponibilités des équipes et Google Maps pour calculer au mieux les distances. Parfois, quand le client est en ligne et attend une réponse, ça peut nous prendre jusqu’à 10 min. C’est beaucoup trop pour le client et pour nous.
Mais alors, que faire pour améliorer les choses ?
« Si tout le monde travaillait de la même manière, ce serait plus simple pour chacun, estime Cynthia. J’aimerais qu’on puisse vraiment jouer un rôle de planificateur et moins de boîtes aux lettres comme c’est trop souvent le cas actuellement. »
Planifier les missions aujourd'hui, c'est parfois compliqué. Pourtant, planifier c'est ajouter du confort dans le travail des équipes. Pour y parvenir, la Distribution va mettre une méthodologie en place. Un projet à construire avec les équipes de terrain d’ici à 2022.
A noter, l’un des objectifs de ce projet est aussi de permettre au client d’atteindre une plus grande autonomie en prenant rendez-vous lui-même, via le site web, pour certaines actions comme le remplacement systématique de son compteur.