Repenser ensemble le processus d’achat

Une quarantaine de membres du personnel de la SWDE étaient présents lors d’un atelier de co-création fin janvier. L’objectif de cet atelier? Rencontrer les autres services et identifier ensemble des pistes d'amélioration liées aux achats.

Le processus d’achat est compliqué, de l’analyse des besoins jusqu’à la facturation. Les impacts sont parfois importants : le véhicule acheté ne correspond pas aux besoins réels des utilisateurs, la commande de pièce n’est pas adaptée aux problèmes de fuite, aucun prestataire ne s’est présenté pour le marché, etc. L’idée de la journée était donc de pointer les problèmes à partir des besoins du terrain et d’envisager des solutions.

Le résultat, en fin de journée, est positif. “Nous avons évoqué plusieurs idées, certaines innovantes méritent vraiment d’être approfondies”, explique un participant. Un nouvel atelier sur des points plus précis du flux achat est d’ailleurs déjà au programme dans les prochaines semaines.

Cet atelier s’inscrit dans le plan stratégique global pour optimiser le processus d’achat. La première phase a permis de restructurer le service achat. La deuxième phase relève d’une démarche interne pour améliorer le flux. La troisième et dernière phase vise à dématérialiser le flux achat.

L’atelier de janvier fait partie de la deuxième phase. Il détermine les grandes lignes d’un outil d’achat dématérialisé afin de répondre aux besoins du terrain : quelles fonctionnalités? Quelle étape dans le processus? Quelle information a-t-on besoin?...

Concrètement, les différentes idées proposées constituent la base pour fixer le cahier de charges et choisir le prestataire pour créer un nouvel outil dématérialisé pour le flux des achats. Le marché devrait être lancé dans les prochains mois.