« Un suivi avec l’Audit Interne ? À refaire, je le refais »
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Dans nos tâches quotidiennes, on avance souvent la tête dans le guidon ou encore « parce qu’on a toujours fait comme ça ». C’est là tout l’intérêt de notre service Audit Interne : donner des recommandations sur nos méthodes de travail et nos procédures afin d’améliorer les activités de la SWDE. La Cellule Performance Réseaux fait partie des services accompagnés récemment par l’Audit. Retour d’expérience.
« Avant notre collaboration, nous avions encore une connotation négative de l’Audit » avoue Olivier, Responsable de la Cellule Recherches fuites, avant d’embrayer convaincu : « mais ça, c’était avant ! »
C’est vrai : le passage de l’Audit Interne est parfois encore mal vécu par nos équipes. En moyenne, chacun de nos services est audité tous les deux ans. Leur but : vérifier et mesurer l’efficacité des moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs fixés. En plus de se baser sur les rapports et documents existants, nos collègues de l’Audit se rendent – si nécessaire - sur le terrain pour observer les différents services dans leur environnement de travail.
Nous allons à la rencontre des différents intervenants pour échanger sur l'organisation mise en place à la SWDE. Ces discussions nous permettent d'identifier des opportunités d'amélioration
Dans l’inconscient collectif, ces conseils peuvent être considérés comme des sanctions alors que l’Audit n’est pas là pour nous dire comment travailler. Ils relèvent des problèmes et on voit comment y remédier
L’intérêt des réunions de suivi
Suite à leurs observations sur le terrain, Odile, Responsable du service Audit, et Joffrey, Auditeur interne, sont revenus vers l’équipe Recherche fuites avec leurs constats. « Nous fournissons régulièrement les volumes d’eau mis à disposition dans le réseau, mais nous ne savions pas prouver que ces chiffres étaient exacts. Les points d’attention ne portaient pas sur le travail en tant que tel mais plutôt sur la traçabilité des tâches et des décisions » explique Olivier « C’est là qu’est toute la nuance ! Si nos collègues de l’Audit exprimaient leurs recommandations avec des termes propres à l’Audit, nous avons une vision plutôt technique…d’où l’importance de « parler le même langage.»
La cellule recherche fuites traque les fuites...depuis l'espace !Certes, se comprendre est tout un art. C’est pourquoi les deux services décident rapidement d’organiser mensuellement des réunions de suivi pour remettre du confort et mettre en place un plan d’actions.
Ces réunions régulières ont permis d’accélérer les choses. Nous sommes très rapidement parvenus à trouver une solution : demander une extraction au SIG avec les différents points de comptage à prendre en compte
Dans l’opérationnel, on a toujours la tête dans le guidon. Nos échanges avec l’Audit Interne nous ont challengés et ont permis de mettre le doigt sur des détails qui ont toute leur importance.
Procédure ne veut pas dire « surcharge administrative »
En regardant dans le rétroviseur, David et Olivier sont unanimes : le travail réalisé main dans la main avec l’Audit leur a permis de bétonner les informations, d’appliquer une certaine structure et gagner du temps par la suite. Olivier insiste sur un point : « Grâce à l’Audit, nous avons mis en place certaines procédures, mais ce n’est pas synonyme de surcharge de travail. Nous avons justement réfléchi ensemble à la meilleure solution pour ne pas ajouter de tâches administratives » avant de conclure « L’audit a été une véritable opportunité pour améliorer nos services. Un suivi avec l’Audit ? À refaire, je le refais ! »
Audit Iso 9001- 14001 à Eupen : nous y étions