Le catalogue des articles SWDE : pour en finir avec les recherches à tâtons

Parfois, les idées ne suivent pas le chemin qu’on leur avait tracé. Elles évoluent, s’adaptent, se transforment pour répondre à la réalité du terrain ou à des priorités nouvelles. Cette réalisation en est la preuve. Partie d’une ambition large, la création de ce catalogue a trouvé sa véritable force en se concentrant sur un besoin concret, celui de simplifier les recherches et commandes de pièces par et pour les équipes de terrain.

Flash-back - Tout commence en 2024. Le projet alors baptisé Aquazon figure parmi les quatre lauréates retenus par le jury de la campagne « Nos idées ont de la valeur » pour partir en incubation. Inspiré d'Amazon et d'autres sites de e-commerce, il visait ambitieux : créer une centrale d’achat collaborative pour plusieurs distributeurs d'eau en Wallonie.

Derrière l’idée de Quentin, Jérémy et Amanda, il y avait deux objectifs principaux :

• réduire les coûts grâce aux économies d’échelle
• partager des informations sur les produits et leurs fournisseurs, avec un système de notation similaire à celui des plateformes de vente.

Le constat - Au fil des ateliers d’incubation et des échanges entre partenaires du secteur de l'eau, la réalité s’impose : une centrale web d'achat sectorielle n’est pas prioritaire. Les outils existants couvrent déjà les besoins spécifiques.

En interne, en revanche, l'idée prend une autre dimension. La mise à disposition d'un catalogue complet – avec photos des articles disponibles, fiches techniques, moteur de recherche intelligent et, pourquoi pas, un gestionnaire de commandes suscite un réel enthousiasme. Aquazon mute. D'un projet collectif, il devient une nécessité pour les équipes SWDE régulièrement confrontées aux questionnements suivants :

• comment identifier rapidement la bonne pièce dans SAP ?
• comment savoir via quel marché s’approvisionner ?
• comment éviter que certains achètent « dans leur coin » une pièce disponible à meilleur prix sur un marché public négocié par la SWDE ?

La solution - L’idée est simple : rassembler tous les articles SWDE dans un seul document, accessible à tous, pour faciliter l’identification et l’approvisionnement des pièces. Mais construire ce « catalogue » demande un vrai travail de titan auquel s'applique le service Approvisionnement (Logistique Herstal)... Il est nécessaire de :

• répertorier l'existant : outils, pièces de fontainerie, équipements de protection individuelle, signalisation, etc.
• collecter toutes les fiches techniques
• associer chaque article à sa références SAP, au marché concerné et à son fournisseur
• ajouter des visuels pour rendre l’outil à la fois clair et agréable à utiliser.

Aujourd'hui, ce catalogue a la forme d'un fichier Excel hyper complet, structuré par familles et sous-familles. Besoin d'une boulonneuse sans fil ? Ouvrez les onglets «Outillage» puis «Outillage électrique» : la référence est là. Plutôt besoin d’un manchon en laiton ? Pointez d'abord « Raccordements domestiques » dans la première famille d'articles puis « Robinetterie laiton » dans la sous-famille avant de trouver le type de manchon que vous recherchez.

Ce n’est pas (encore) l’interface web flamboyante imaginée au départ mais c’est déjà une base solide; un catalogue de référence pensé pour que trouver, comprendre et commander une pièce ne soit plus jamais un casse-tête.

Pourquoi c'est important ? - L'existence de ce catalogue unique répond à plusieurs enjeux essentiels

• Gagner du temps – en quelques clics, chacun peut retrouver une référence SAP, visualiser l’article ou vérifier s’il existe déjà un marché associé
• Améliorer la cohérence – une base unique limite les doublons, les interprétations locales et les variations de vocabulaire
• Optimiser les achats : une meilleure identification des articles permet d’éviter les commandes en solo et de privilégier les marchés négociés, plus avantageux pour la collectivité.

Le bon réflexe à avoir - Nous avons le pouvoir de transformer notre quotidien. N'hésitons pas à faire comme Quentin, Jérémy et Amanda : osons proposer de nouvelles idées !